Szanując prawo do prywatności osób, które przekazały Grupie LOTOS S.A. swoje dane osobowe, w tym dane naszych kontrahentów i ich pracowników, informujemy, że pozyskane dane osobowe przetwarzane są zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo.
W celu zapewnienia transparentności realizowanych procesów przetwarzania danych osobowych, prezentujemy poniżej obowiązujące w Grupie LOTOS S.A. zasady ochrony danych osobowych, które ustanowione zostały zgodnie z RODO.
Informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych przez poszczególne spółki Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. znajdą Państwo tutaj: Nasze spółki - Grupa LOTOS S.A. (poprzez wybór konkretnej spółki, a następnie dedykowanej podstrony „Ochrona danych osobowych”).
Czym jest RODO?
RODO to inaczej Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO”).
Co daje RODO?
RODO, osobie której dane dotyczą, zapewnia większą kontrolę nad jej danymi osobowymi oraz daje jej wiedzę o tym, co się z tymi danymi dzieje.
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, przekazanych Grupie LOTOS S.A. jest Grupa LOTOS S.A. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk. Z administratorem danych osobowych można skontaktować się w następujący sposób:
- przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: Kontakt - Grupa LOTOS S.A.
- poprzez adres e-mail: lotos@grupalotos.pl,
- listownie na adres: Grupa LOTOS S.A., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
Inspektor Ochrony Danych
Grupa LOTOS S.A. (jako administrator danych osobowych) wyznaczyła Pana Krzysztofa Jankowskiego do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych. Osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania ich danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, przysługujących im na mocy Rozporządzenia, poprzez adres e-mail: iod@grupalotos.pl lub pisemnie na adres: Grupa LOTOS S.A. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
Inspektor Ochrony Danych zapewnia pełną poufność komunikacji z osobami, których dane dotyczą.
Procesy pozyskiwania danych, cele ich przetwarzania oraz okres ich przechowywania
Grupa LOTOS S.A. w ramach swojej aktywności biznesowej
przetwarza dane osobowe w następujących celach:
Nazwa procesu |
Cel przetwarzania danych |
Podstawa prawna przetwarzania |
Okres przechowywania danych |
Prawnie uzasadniony jeśli dotyczy |
Współadministratorzy danych |
Treść obowiązku informacyjnego |
Zawieranie |
Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy)
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A. związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości)
(prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.) |
Dane przetwarzane są przez czas realizacji Umowy,
|
Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami kontrahentów w związku z działaniami podejmowanymi w celu zmierzającym do zawarcia umowy lub jej realizacji. |
|
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona
|
Rozpatrywanie skarg, wniosków, reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.) |
Dane przetwarzane są przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z reklamacją/ skargą. |
Przetwarzanie danych osobowych w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń wynikających z umowy. |
|||
Prowadzenie rozliczeń, księgowości |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A. związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości) |
Dane przetwarzane są przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. |
|
|||
Wstęp na teren Grupy LOTOS S.A. |
Prowadzenie kontroli wejścia/wyjścia oraz wjazdu/wyjazdu na teren Grupy LOTOS S.A. |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.)
|
Dane przechowywane są przez 10 lat od ostatniego zarejestrowanego wejścia na teren Grupy LOTOS S.A. lub dłużej w przypadku nałożenia sankcji wynikających z wewnętrznych uregulowań Administratora. |
Ochrona osób i mienia, kontrola produkcji oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Grupy LOTOS S.A., m.in. w związku z uwzględnieniem w wykazie przedsiębiorców o szczególnym znaczeniu gospodarczo-obronnym. |
|
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona |
Monitoring na terenie Grupy LOTOS S.A. w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie Grupy LOTOS S.A. oraz ochrony osób |
Zapisy z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres maksymalnie 30 dni od momentu zarejestrowania nagrania, w przypadku danych wykorzystywanych do celów kontroli produkcji w okresie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia nagrania, z wyjątkiem sytuacji, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu. |
Ochrona osób i mienia, kontrola produkcji oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Grupy LOTOS S.A. Obszar objęty monitoringiem wizyjnym to: teren zakładu produkcyjnego Grupy LOTOS S.A., w tym bramy wejściowe/ wjazdowe, wyznaczone budynki i pomieszczenia oraz parkingi. |
||||
Formularz kontaktowy |
Kontakt |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.) |
Dane wskazane w Formularzu kontaktowym przechowywane są przez okres 1 roku od momentu przesłania wiadomości. |
Zapewnienie udzielenia odpowiedzi na wpływające zapytania od interesantów. |
|
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób korzystających z formularza kontaktowego Grupy LOTOS S.A. |
Rekrutacja pracowników |
Prowadzenie procesów rekrutacyjnych
|
art. 6 ust.1 lit a RODO (zgoda pracownika pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz przetwarzanie danych do prowadzonych w przyszłości procesów rekrutacyjnych)
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorach, wymaganych art. 221 Kodeksu pracy, w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia)
|
Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy:
|
|
- Grupa LOTOS - LOTOS-Air BP Polska - LOTOS Asfalt - LOTOS Infrastruktura - LOTOS Lab - LOTOS Ochrona - LOTOS Oil - LOTOS Paliwa - LOTOS Petrobaltic - LOTOS Serwis - LOTOS Straż - LOTOS Terminale - LOTOS Upstream
|
|
Organizacja praktyk |
Prowadzenie procesów rekrutacyjnych
|
art. 6 ust.1 lit a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą, pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz przetwarzanie danych do prowadzonych w przyszłości procesów rekrutacyjnych)
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorach wymaganych art. 221 Kodeksu pracy) w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia)
|
Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy: a) wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich wprowadzenia o systemu za pomocą formularza aplikacyjnego lub do momentu wycofania zgody, b) nie wyrazili zgody na udział |
|
- Grupa LOTOS - LOTOS-Air BP Polska - LOTOS Asfalt - LOTOS Infrastruktura - LOTOS Lab - LOTOS Ochrona - LOTOS Oil - LOTOS Paliwa - LOTOS Petrobaltic - LOTOS Serwis - LOTOS Straż - LOTOS Terminale - LOTOS Upstream
|
|
Organizacja konkursów |
Organizacja, przeprowadzenie Konkursu, w tym wyłonienie Laureatów |
art. 6 ust. 1 lit a RODO (zgoda Uczestnika Konkursu)
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A., związanych z przepisami podatkowymi i przepisami o rachunkowości.
(prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.) |
Dane osobowe Uczestników Konkursu przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów związanych z organizacją i przeprowadzeniem Konkursu, a po ich realizacji przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń z tego tytułu oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. W przypadku danych zebranych na podstawie zgody, nie dłużej niż do momentu wycofania zgody na ich przetwarzanie. |
Archiwizacja będącą realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
|
|
|
Program |
Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wywołanego zgłoszeniem naruszenia Kodeksu etyki |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.)
|
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego.
|
Zapewnienie przestrzegania w Grupie Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. przyjętych norm postępowania w relacjach zawodowych, jak
|
|
|
Przeciwdziałanie nadużyciom |
Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wywołanego zgłoszeniem nadużycia |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A. związanych zezgłoszeniem do organów ścigania zawiadomienia o podejrzeniu przestępstwa, zgodnie z art. 304 § 1 kodeksu postępowania karnego)
(prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.)
|
Dane osobowe przechowywane są przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikających z przepisów prawa. W sprawach, w których potwierdzono wystąpienie nadużyć wyczerpujących znamiona przestępstw lub przestępstw skarbowych, z uwagi na obowiązujące okresy karalności tych czynów, dane osobowe będą przechowywane przez okres 25 lat. |
Zapobieganie nadużyciom, ochrona reputacji Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
|
|
|
Zakupy |
Prowadzenie postępowania |
art. 6 ust. 1 lit b RODO (podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty)
(wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorze. związanych z m.in. z przepisów kodeksu cywilnego)
(prawnie uzasadniony interes współadministratorów)
|
Dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania związanego z wyborem kontrahenta, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania umowy oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z tytułu jej realizacji, roszczeń z tytułu uczestnictwa w postępowaniu zakupowym oraz przez okres umożliwiający zapobieganie oszustwom i nadużyciom, ale nie dłużej niż przez 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy lub od zakończenia postępowania zakupowego bez zawarcia umowy. |
Transparentność działań i przekazywanie informacji o zwycięzcy procesu zakupowego do pozostałych uczestników biorących udział w danym postępowaniu oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z postępowania zakupowego. |
- Grupa LOTOS - LOTOS-Air BP Polska - LOTOS Asfalt - LOTOS Infrastruktura - LOTOS Lab - LOTOS Ochrona - LOTOS Oil - LOTOS Paliwa - LOTOS Petrobaltic - LOTOS Serwis - LOTOS Straż - LOTOS Terminale - LOTOS Upstream
|
|
Udzielanie pełnomocnictw |
Udzielenie pełnomocnictwa oraz jego obsługa |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A.)
(prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.)
|
|
Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
|
|
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona |
Obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych |
Realizacja świadczeń |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A. związanych m.in. z przepisami Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994 r.)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.) |
Dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celów związanych z przyznaniem świadczeń z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a po ich zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń z tym związanych oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami Kodeksu pracy, przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. Administrator dokonuje przeglądu ww. danych osobowych, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania i usuwa te dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów określonych powyżej. |
Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. |
|
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób korzystających z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Grupy LOTOS S.A. |
Obsługa akcjonariuszy |
Prawidłowa realizacja zadań wynikających z obsługi podmiotów posiadających akcje Grupy LOTOS S.A.,
|
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A. związanych m.in. z: - art. 341 (księga akcyjna), art. 347 (podział zysku), art. 407 (lista akcjonariuszy), art. 429 (wniosek o udzielenie informacji) Kodeksu spółek handlowych, - art. 70 pkt 3 (obowiązki informacyjne spółki publicznej) Ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych, - rozdziałem 2 (raport bieżący emitenta) Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim, - art. 19 ust. 3 (obowiązek informacyjny emitenta) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 w sprawie nadużyć na rynku (rozporządzenie w sprawie nadużyć na rynku) oraz uchylające dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji 2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.) |
Dane osobowe: - zawarte w księdze akcyjnej będą przetwarzane przez czas działalności biznesowej Grupy LOTOS S.A.; - zawarte na listach akcjonariuszy oraz umożliwiające ewentualną realizację prawa do udziału w zysku, zawarte w listach obecności, dokumentach poświadczających prawo do reprezentacji, w tym pełnomocnictwach, umożliwiające nawiązanie kontaktu za pomocą poczty elektronicznej będą przechowywane przez okres 1 roku od daty walnego zgromadzenia; - przetwarzane w związku z zaskarżeniem uchwały walnego zgromadzenia będą przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego w tym zakresie; - wykorzystywane w celu rozpatrzenia zapytania lub reklamacji (z wyjątkiem danych koniecznych do wykazania następstwa prawnego w księdze akcyjnej) przetwarzane będą przez czas trwania postępowania wyjaśniającego, - przetwarzane w celu innym niż wymienione powyżej będą przetwarzane przez okres istnienia obowiązku ich przechowywania przez Grupę LOTOS S.A. w związku z realizacją określonych celów, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez obowiązuje przepisy prawa. |
Umożliwienie kontaktu
|
|
|
Onboarding oraz pre-onboarding |
Udostępnienie nowym oraz potencjalnym przyszłym pracownikom Grupy LOTOS S.A. możliwości korzystania z Platformy e-learningowej, związaną z tym rejestracją oraz uzyskaniem dostępu do szkoleń, które mają za zadanie wprowadzić w najważniejsze zagadnienia dotyczące charakteru i funkcjonowania organizacji. |
art. 6 ust. 1 lit a RODO (zgoda pracownika/potencjalnego przyszłego pracownika Grupy LOTOS S.A.) |
Dane przetwarzane będą do momentu wycofania zgody udzielonej na ich przetwarzanie lub:
|
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych dla nowych oraz potencjalnych przyszłych pracowników Grupy LOTOS S.A. (onboarding oraz pre-onboarding) | ||
Realizacja praw osób, których dane dotyczą, wynikających z art. 15-22 RODO |
Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO.
|
art. 6 ust. 1 lit. c RODO
(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A. |
Dane przetwarzane będą przez okres 3 lat liczonych od dnia przekazania przez Grupę LOTOS S.A. odpowiedzi na otrzymane zgłoszenie. W przypadku kiedy Grupa LOTOS S.A. otrzymała od jednej osoby więcej wniosków dotyczących różnych przypadków, każde ze zgłoszeń traktowane jest indywidualnie, w związku z tym okres przetwarzania danych osobowych liczony jest dla każdego z otrzymanych zgłoszeń oddzielnie. | Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO. | Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób, których dane dotyczą, realizujących prawa z art. 15-22 RODO | |
Przekazywanie Newslettera Grupy LOTOS S.A. |
Przekazywanie subskrybowanego Newslettera Grupy LOTOS S.A. dla dziennikarzy |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.) |
Dane osobowe przetwarzane będą do czasu rezygnacji z subskrypcji Newslettera bądź też do zakończenia wydawania Newslettera przez Grupę LOTOS S.A. |
Przekazywanie subskrybowanego Newslettera Grupy LOTOS S.A. dla dziennikarzy |
|
|
Przekazywanie Subskrybowanego Newsletter’a Grupy LOTOS S.A. dla inwestorów i analityków |
Przekazywanie Subskrybowanego Newsletter’a Grupy LOTOS S.A. dla inwestorów i analityków |
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych subskrybentów Newsletter’a Grupy LOTOS S.A. dla inwestorów i analityków |