Monitoring na terenie Grupy LOTOS S.A. w celu zapewnienia bezpieczeństwa  osób przebywających na terenie Grupy LOTOS S.A. oraz ochrony osób
i mienia, kontrola produkcji
i zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Grupy LOTOS S.A. 

Zapisy z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres maksymalnie 30 dni od momentu zarejestrowania nagrania, w przypadku danych wykorzystywanych do celów kontroli produkcji w okresie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia nagrania, z wyjątkiem sytuacji, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu. 

Ochrona osób i mienia, kontrola produkcji oraz zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Grupy LOTOS S.A. Obszar objęty monitoringiem wizyjnym to: teren zakładu produkcyjnego Grupy LOTOS S.A., w tym bramy wejściowe/ wjazdowe, wyznaczone budynki i pomieszczenia oraz parkingi.

Rekrutacja pracowników

Prowadzenie procesów rekrutacyjnych
w Grupie Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. oraz ocena kwalifikacji zawodowych kandydatów

art. 6 ust.1 lit a RODO

(zgoda pracownika pozyskiwana w przypadku przekazywania danych innych niż wskazane poniżej oraz przetwarzanie danych do prowadzonych w przyszłości procesów rekrutacyjnych)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na współadministratorach, wymaganych art. 22¹ Kodeksu pracy, w zakresie – imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia)

Oferty kandydatów biorących udział w danej rekrutacji, w tym dane osobowe tych kandydatów, którzy:

a)   wyrazili zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od momentu ich wprowadzenia do systemu za pomocą formularza aplikacyjnego lub do momentu wycofania zgody,

b)   nie wyrazili zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych będą przechowywane nie dłużej niż do czasu zawarcia umowy o pracę z nowozatrudnionym pracownikiem, a po tym czasie niezwłocznie usuwane.

^{- Grupa LOTOS}

^{- LOTOS-Air  BP Polska}

^{- LOTOS Asfalt}

<sup>- LOTOS Infrastruktura
- LOTOS Kolej</sup>

^{- LOTOS Lab} 

^{- LOTOS Ochrona} 

^{- LOTOS Oil}  

^{- LOTOS Paliwa} 

^{- LOTOS Petrobaltic} 

^{- LOTOS Serwis} 

^{- LOTOS Straż}

^{- LOTOS Terminale} 

^{- LOTOS Upstream} 

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych

przeznaczona dla osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym organizowanym przez Grupę Kapitałową Grupy LOTOS S.A.

Organizacja konkursów

Organizacja, przeprowadzenie Konkursu, w tym wyłonienie Laureatów
i wydanie nagrody oraz ewentualne rozpatrywanie reklamacji, dochodzenie lub odpieranie roszczeń z tego tytułu

art. 6 ust. 1 lit a RODO

(zgoda Uczestnika Konkursu)

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A., związanych z przepisami podatkowymi i przepisami o rachunkowości.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.)

Dane osobowe Uczestników Konkursu przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów związanych z organizacją i przeprowadzeniem Konkursu, a po ich realizacji przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń z tego tytułu oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej. W przypadku danych zebranych na podstawie zgody, nie dłużej niż do momentu wycofania zgody na ich przetwarzanie.

Archiwizacja będącą realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla Uczestników Konkursu, którego organizatorem jest Grupa LOTOS S.A.

Przeciwdziałanie nadużyciom

Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wywołanego zgłoszeniem nadużycia

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A. związanych zezgłoszeniem do organów ścigania zawiadomienia o podejrzeniu przestępstwa, zgodnie z art. 304 § 1 kodeksu postępowania karnego)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.)

Dane osobowe przechowywane są przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikających z przepisów prawa. W sprawach, w których potwierdzono wystąpienie nadużyć wyczerpujących znamiona przestępstw lub przestępstw skarbowych, z uwagi na obowiązujące okresy karalności tych czynów, dane osobowe będą przechowywane przez okres 25 lat.

Zapobieganie nadużyciom, ochrona reputacji Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. oraz archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla osób zgłaszających nadużycie lub zdarzenie o charakterze nadużycia oraz osób, których dotyczy zgłoszenie 

Udzielanie pełnomocnictw

Udzielenie pełnomocnictwa oraz jego obsługa

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A.)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.)

Archiwizacja będąca realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona

dla pełnomocników Grupy LOTOS S.A.

Obsługa akcjonariuszy

Prawidłowa realizacja zadań wynikających z obsługi podmiotów posiadających akcje Grupy LOTOS S.A.,
w tym przeprowadzenie Walnego Zgromadzenia Grupy LOTOS S.A. i umożliwienie
w nim uczestnictwa, sporządzenie
i udostępnienie na żądanie listy akcjonariuszy oraz ewentualna realizacja prawa do udziału
w zysku, jak też realizacja wymogów prawa spoczywającego na Grupie LOTOS S.A. jako spółce publicznej.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A.

związanych m.in. z:

- art. 341 (księga akcyjna), art. 347 (podział zysku), art. 407 (lista akcjonariuszy), art. 429 (wniosek o udzielenie informacji) Kodeksu spółek handlowych,

- art. 70 pkt 3 (obowiązki informacyjne spółki publicznej) Ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych,

- rozdziałem 2 (raport bieżący emitenta) Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim,

- art. 19 ust. 3 (obowiązek informacyjny emitenta) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 w sprawie nadużyć na rynku (rozporządzenie w sprawie nadużyć na rynku) oraz uchylające dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji 2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

(prawnie uzasadniony interes  Grupy LOTOS S.A.)

Dane osobowe:

- zawarte w księdze akcyjnej będą przetwarzane przez czas działalności biznesowej Grupy LOTOS S.A.;

- zawarte na listach akcjonariuszy oraz umożliwiające ewentualną realizację prawa do udziału w zysku, zawarte w listach obecności, dokumentach poświadczających prawo do reprezentacji, w tym pełnomocnictwach, umożliwiające nawiązanie kontaktu za pomocą poczty elektronicznej będą przechowywane przez okres 1 roku od daty walnego zgromadzenia;

- przetwarzane w związku z zaskarżeniem uchwały walnego zgromadzenia będą przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego w tym zakresie;

- wykorzystywane w celu rozpatrzenia zapytania lub reklamacji (z wyjątkiem danych koniecznych do wykazania następstwa prawnego w księdze akcyjnej) przetwarzane będą przez czas trwania postępowania wyjaśniającego,
a po jego zakończeniu przez okres maksymalnie 3 lat, aż do przedawnienia się potencjalnych roszczeń;

- przetwarzane w celu innym niż wymienione powyżej będą przetwarzane przez okres istnienia obowiązku ich przechowywania przez Grupę LOTOS S.A. w związku z realizacją określonych celów, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez obowiązuje przepisy prawa.

Umożliwienie kontaktu
z akcjonariuszami, weryfikacja ich tożsamości oraz ewentualne dochodzenie lub odpieranie roszczeń.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla akcjonariuszy Grupy LOTOS S.A. będących osobami fizycznymi oraz pełnomocników akcjonariuszy Grupy LOTOS S.A.

Realizacja praw osób, których dane dotyczą, wynikających z art. 15-22 RODO

Rozpatrywanie zgłoszeń osób, których dane dotyczą w zakresie realizacji przysługujących im praw wynikających z art. 15-22 RODO.

(wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Grupie LOTOS S.A.
związanych m.in. z realizacją wymagań wynikających z art. 15-22 RODO),
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes Grupy LOTOS S.A.)