Zasady współpracy z kontrahentami
Niniejszy zbiór został opracowany na podstawie wypracowanych wspólnie z kontrahentami zasad współpracy. Zasady etycznego i odpowiedzialnego biznesu są trwale wpisane w naszą misję i system wartości.
I. Zasady, którymi się kierujemy w naszej działalności
POSZANOWANIE PRAWA
Jesteśmy przekonani, że działalność biznesowa powinna być prowadzona w zgodzie z literą prawa, obowiązującymi przepisami, regulacjami wewnętrznymi oraz etyką zawodową i dobrymi obyczajami.
Przykładamy szczególną wagę do przyjętych przez społeczność międzynarodową zasad odnoszących się do takich kwestii życia społecznego i gospodarczego, jak:
- przeciwdziałanie łamaniu praw człowieka;
- zakaz pracy dzieci poniżej 15 roku życia, praca przymusowa, znieważanie godności innych osób, stosowanie przymusu fizycznego i psychicznego;
- wolna i uczciwa konkurencja;
- przeciwdziałanie korupcji;
- ochrona środowiska.
Oczekujemy, że także nasi kontrahenci przestrzegają powyższych zasad w swojej działalności.
JAWNE, TRANSPARENTNE I OBIEKTYWNE KRYTERIA WYBORU OFERT
Nasze relacje z dostawcami towarów i usług mają bardzo istotne znaczenie dla stabilnego rozwoju i trwałego sukcesu naszej firmy zarówno w lokalnym otoczeniu biznesowym, jaki na arenie ogólnopolskiej oraz międzynarodowej. W związku z powyższym przykładamy szczególną wagę do procesu wyboru kontrahentów oraz do wywiązywania się przez wszystkie strony z podjętych zobowiązań biznesowych.
II. Warunki współpracy
PROCES WYBORU KONTRAHENTA
W procesie wyboru kontrahenta kierujemy się następującymi zasadami:
- równym i sprawiedliwym traktowaniem wszystkich oferentów biorących udział w procesie wyboru kontrahenta;
- dobieraniem kontrahentów w oparciu o obiektywne, transparentne i sformalizowane kryteria oceny składanych przez nich ofert;
- zapewnieniem bezstronnego i rzetelnego porównania złożonych ofert.
ZAWIERANIE UMÓW
W procesie zawierania umów kierujemy się zasadą równego traktowania stron. Mając to na względzie, każda umowa zawiera odpowiednie zapisy gwarantujące otrzymanie towaru lub realizację usługi na ustalonych wcześniej warunkach.
INFORMACJE POUFNE I OCHRONA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ
Nasi pracownicy chronią informacje poufne przed nieupoważnionym użytkowaniem lub ujawnieniem. Informacje poufne należą do najcenniejszych składników majątku każdej firmy. Nasza
i naszych kontrahentów własność intelektualna oraz informacje poufne są często efektem wielu lat pracy
i znacznych inwestycji. My szanujemy Państwa osobiste i majątkowe prawa autorskie oraz prawa własności przemysłowej, stąd od Państwa również wymagamy, abyście Państwo nie wykorzystywali ani nie ujawniali naszych informacji poufnych, z wyjątkiem sytuacji wyraźnie określonych w łączących nas umowach.
FAKTURY I ROZLICZENIA
Dbamy o to, aby wszyscy kontrahenci, wywiązujący się z warunków umów, otrzymywali w terminie i na uzgodnionych wcześniej warunkach należne płatności. Dla przyspieszenia obiegu Państwa faktur w naszej firmie istotne jest, aby zastosowali się Państwo do poniższych wskazówek:
- Wewnętrzny system rozliczeń i księgowania płatności wymaga podania na fakturze/rachunku nadanego przez spółkę numeru umowy/zamówienia/zlecenia (tzw. nr SAP). Numer ten znajduje się zazwyczaj w prawym górnym rogu takiego dokumentu.
- Jeżeli nasz pracownik nie przekazał Państwu numeru umowy/zamówienia/zlecenia, prosimy o podane na fakturze/rachunku danych „osoby zamawiającej”/„osoby prowadzącej sprawę”. To pozwoli skierować fakturę do osoby, która zleciła zakup lub wykonanie usługi i również przyspieszy zrealizowanie płatności.
- Jeżeli Państwa system księgowy uniemożliwia wpisanie powyższych informacji na fakturze, można je dopisać odręcznie na wydruku oryginału faktury, która zostanie do nas wysłana.
E-faktury
W przypadku dłuższej współpracy i cyklicznego wystawiania faktur warto, aby rozważyli Państwo zastosowanie e-faktur. Jeżeli chcą Państwo przesyłać fakturę w postaci elektronicznej, zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r. poz. 1528) prosimy o podpisane Porozumienia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej.
Formularz zamieszczamy w zakładce "Dokumenty do pobrania".
Mechanizm podzielonej płatności
Wszelkie płatności dokonywane przez PKN ORLEN oraz spółki byłej Grupy Kapitałowej LOTOS na podstawie faktur zakupu są realizowane na zasadach podzielonej płatności.
BEZPIECZEŃSTWO PRACY
Stale dążymy do poprawy bezpieczeństwa pracy na terenie naszego zakładu. Troska
o zapewnienie najwyższych standardów w tym zakresie dotyczy w równym stopniu naszych pracowników, jak i pracowników kontrahentów przebywających na należących do nas terenach i obiektach.
Państwo, jako dostawcy towarów lub usług wchodzący na teren naszego zakładu, jesteście zobowiązani do przestrzegania i bieżącego monitorowania obowiązujących u nas zasad i standardów postępowania, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa pracy i ochrony ppoż. Wszyscy kontrahenci świadczący usługi na naszym terenie mają obowiązek przestrzegać naszych przepisów w trosce o wspólne bezpieczeństwo.
AUDITY
Mając na uwadze jakość realizacji umowy, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, zastrzegamy sobie prawo do przeprowadzenia w Państwa firmie auditów w obszarze będącym przedmiotem umowy. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także odpowiednich przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących przy realizacji umowy.
ZGŁASZANIE INFORMACJI ZWROTNYCH
Zależy nam, aby Państwa wątpliwości i pytania, a także sugestie zmierzające do doskonalenia przyjętych zasad współpracy nie pozostawały bez odpowiedzi.
W celu uzyskania niezbędnych informacji lub przekazania nam swoich opinii, prosimy o wypełnienie formularza zamieszczonego w zakładce "Kontakt". Wszystkie wiadomości przeanalizujemy.